Lass Deine Leute zu Hause!

Durch Zufall bin ich auf die Arbeit von Linda Gratton gestoßen. Sie beschäftigt sich mit der Zusammenarbeit von großen und räumlich verteilten Teams in großen Unternehmen. Mich hat das Thema interessiert, weil ich selber in verschiedenen SAP-Projekten z.B. mit Kollegen aus Indien, Belgien und Spanien an derselben Aufgabe arbeiten musste. Das funktionierte einigermaßen, aber längst nicht so gut, wie es hätte sein sollen. Die Unternehmen hatten sich selber Prozeduren auferlegt, um diese Zusammenarbeit zu regeln, aber in der Praxis wurde die Zusammenarbeit durch zu strenge Regeln eher gehemmt. Daher war ich schon immer interessiert an einer theoretischen Analyse dieser Arbeitssituation und Ansätzen, die Zusammenarbeit zu optimieren.

Für diesen Blog ist das Thema natürlich auch hochbrisant, denn sobald die Mitarbeiter jeden zweiten Tag zu Hause bleiben, haben auch kleinere, nur national operierende Unternehmen genau dasselbe Problem, das heute nur die internationalen Konzerne mit ihren weltweit verteilten Dienstleistern haben: ein verteiltes Team muss zusammenarbeiten. Daher habe ich mir bei Harvard Business Review den Artikel “Eight Ways to Build collaborative Teams” heruntergeladen und ihn in einem durchgelesen, weil er so spannend war. Der Artikel ist kostenpflichtig (6.50 $) , daher darf ich ihn hier nicht bereitstellen, aber ich kann ja inhaltlich von ihm berichten.

Sie zitiert verschiedene Beispiele aus großen Unternehmen, wie z.B. Royal Bank of Scotland, oder Standard Charter Bank, um zu verdeutlichen, welche Maßnahmen ergriffen wurden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Aber wirklich überzeugend ist der systematische Forschungsansatz: sie haben aus insgesamt 55 Unternehmen diejenigen herausgesucht, bei denen große komplexe Teams besonders erfolgreich zusammengearbeitet haben. Dann haben sie aus über hundert potenziellen Ursachen diejenigen herauskristallisiert, die bei diesen Unternehmen zum Erfolg geführt haben. Das sind dann ihre “Acht Wege”.

Ich will hier nicht den Artikel komplett wiedergeben. Es tauchen auch einige banale Gründe auf, z.B. das regelmäßige Abhalten von Firmenfesten oder von der Firma gesponsorte Freizeitaktivitäten.

Aber was ich wirklich sehr bedenkenswert finde, sind ihre Überlegungen zur Firmenkultur. Mit “Gift culture” bezeichnet sie eine Kultur, in der sich Mitarbeiter gegenseitig helfen, anstatt aus Konkurrenzgedanken mit ihrem Know-How hinter dem Berg zu halten. Ob sich eine solche Kultur einstellt, hängt ganz stark vom Management und seinen Vorgaben ab. Wenn z.B. der individuelle Erfolg durch persönliche Prämien etc. belohnt wird, kann dies dazu führen, dass der Einzelne den Teamerfolg nicht so hoch bewertet wie seinen eigenen Erfolg, was sich für das Unternehmen kontraproduktiv auswirken kann. Überhaupt spielt die Art und Höhe der Vergütung für den Erfolg offensichtlich nur eine untergeordnete Rolle.

Auch die Vorgehensweise beim Anlernen neuer Mitarbeiter spielt eine wichtige Rolle. Nokia wird hier als positives Beispiel zitiert. Neue Mitarbeiter dürfen und sollen einen signifikanten Teil ihrer Zeit dafür nutzen, die bestehenden Mitarbeiter kennen zu lernen, und dafür sogar eigenständig mehrtägige Reisen zu anderen Standorten planen und durchführen.

Was bedeutet dies nun für das von mir vorgeschlagene Konzept?

Zum einen muss unbedingt unterschieden werden zwischen den relativ anspruchsvollen Jobs in den Banken oder IT-Firmen, bei denen schon heute das verteilte Arbeiten zum Alltag gehört, und den einfacheren, wiederholenden Tätigkeiten des Sachbearbeiters oder der Sekretärin.

Bei Beratern und Projektmitarbeitern tritt der Kontrollaspekt in den Hintergrund, da diese ohnehin selbständig arbeiten müssen und eine Leistungskontrolle auf Tagesbasis bei Wissensarbeit nicht sinnvoll ist.

Bei Sachbearbeitern sieht das schon wieder anders aus - hier ist möglicherweise die Sorge begründet, dass im Home Office die Arbeitsmoral nicht so durchgehalten wird wie in der Firma unter den wachsamen Augen der Chefin. Entsprechend wichtiger wird die IT-Unterstützung für ein Leistungsmonitoring.

Aber wie Linda Gratton herausgefunden hat: entscheidend ist die Firmenkultur. Das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team muss trotz der räumlichen Entfernung aufgebaut und erhalten werden. Dies kann zum einen über physische Treffen entstehen, indem z.B. ganz banal nur jeden zweiten Tag zu Hause gearbeitet wird. Zum anderen geht es aber auch darum, wie die Beispiele zeigen, dass auch während des entfernten Arbeitens eine kooperative Kultur gelebt wird. Ich bin hier sehr optimistisch, wenn ich sehe, wie beliebt soziale Netzwerke wie SchuelerVZ bei der nächsten Generation sind. Hier entsteht ganz selbstverständlich ein Wir-Gefühl in der Gruppe, auch wenn es nur selten oder gar nicht zu physischen Begegnungen kommt.

Vielleicht ist es also wichtiger für den Erfolg von Telearbeit, auf diese weichen Faktoren zu achten, als wirklich ein strenges Kontrollinstrumentarium einzusetzen. Andererseits schließt sich das auch nicht aus, und ein IT-gestütztes Monitoring-Tool kann in einer vertrauensvollen Firmenkultur auch vom Mitarbeiter zur besseren Selbstkontrolle eingesetzt werden.

Wenn Sie einen typischen Arbeitnehmer fragen, warum er sich Tag für Tag im Großstadtstau ins Büro und wieder zurück quält, ist die Antwort einfach: mein Arbeitgeber will es so!

In der Tat hat sich eine wichtige Konsequenz aus dem technischen Fortschritt bei den meisten Geschäftsführern noch nicht durchgesetzt: dass nämlich die meisten Bürokräfte bis zu 50% ihres Arbeitspensums problemlos und sogar effizienter von zu Hause erledigen können.

Daher spreche ich mit diesem Blog weniger den Einzelnen oder den Freiberufler an. Meine Zielgruppe sind die Unternehmer, die noch etwas bewegen können, die Geschäftsführer oder Inhaber von den vielen leistungsstarken mittelständischen Unternehmen in Deutschland, die immer an Kostensenkung und Effizienzgewinnen interessiert sind.

Die Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht hier jährlich die Statistiken zu den Pendlern in den verschiedenen “Regionaldirektionen” (auf Bundesland klicken und dann Zahlen-Daten-Fakten > Strukturdaten wählen).
Es liegen jedoch nur Berichte zu NRW und Berlin-Brandenburg vor, eine bundesweite Darstellung fehlt.

Für NRW gibt es bei 18 Mio. Einwohnern (davon 11,8 Mio. im erwerbsfähigen Alter)  5,7 Mio. sozialversicherungspflichtige Beschäftigte.
Zur Ermittlung der Anzahl der Pendler wird jedoch leider nicht die Entfernung berücksichtigt, sondern lediglich die Tatsache, ob Wohnort und Arbeitsort in verschiedenen Kreisen bzw. kreisfreien Städten liegen. Mit dieser Definition ergeben sich über 3 Mio. Pendler, also mehr als die Hälfte aller Beschäftigten!

Die Regionaldirektion Berlin-Brandenburg wird da schon etwas präziser. Sie unterscheiden zwischen “Nahpendlern” (<100 km Arbeitsweg) und “Fernpendlern” (>100km Arbeitsweg).
Von den 220.000 nach Berlin einpendelnden Arbeitskräfte sind 75% Nahpendler und 25% Fernpendler.
Insgesamt liegt aber die Pendlerquote mit 20% deutlich niedriger als in NRW. Das liegt meiner Meinung nach aber an der abweichenden Definition, denn ein “Pendeln” innerhalb Berlins wird hier nicht erfasst, während z.B. die Distanz von Tegel nach Mitte in NRW meist schon eine Kreisgrenzenüberschreitung und damit Wertung als Pendler nach sich zöge.

Für den Freistaat Sachsen findet sich beim statistischen Landesamt ein detaillierter Bericht über die Pendlerentwicklung in den letzten 10 Jahren. Hier kommen auf 1,4 Mio. Beschäftigte etwa 470.000 “kreisüberschreitende” Pendler (gemäß NRW Definition), also deutlich weniger als in NRW (was an den größeren und ländlicheren Kreisen liegen mag).

Was kann man aus diesen Zahlen für die Gesamt-Pendler in Deutschland abschätzen?

Von den 100% aller Beschäftigten legen als täglichen Arbeitsweg zurück:
5% über 100 km (wenn man die Zahl aus Berlin auf alle überträgt)
20% 50-100 km (wenn man annimmt, dass die Hälfte der kreisüberschreitenden NRW Pendler über 50 km fährt, und dies auf ganz Deutschland überträgt)
25% 20-50 km (der Rest der 50% NRW Pendler)
50% unter 20 km (wenn man annimmt, dass der Arbeitsweg innerhalb desselben Kreises in dieser Größenordnung liegt)

Zeitverbrauch

Für unsere Fragestellung präzisere, jedoch etwas ältere Auskunft gibt der  Mikrozensus 2004 des Statistischen Bundesamtes:

Nach den Ergebnissen des Mikrozensus vom März 2004 stuften sich
von den insgesamt 35,7 Mill. Erwerbstätigen 30,3 Mill. als Berufspendlerinnen und
–pendler ein. Als benötigten Zeitaufwand auf dem Weg zur Arbeit gaben an:

• 77% < 30 min
• 18% 30-60min
• 5% > 60min

In absoluten Zahlen bedeutet dies, dass

• ca. 5 Mio. Beschäftigte im Schnitt 45 min bis zur Arbeit brauchen
• ca. 1,5 Mio. Beschäftigte über 60 min bis zur Arbeit brauchen (nehmen wir mal im Schnitt 75 min an)

Wieviel Zeitersparnis wäre erreichbar, wenn diese “Fernpendler” nur noch jeden zweiten Tag zur Arbeit fahren müssten?

In einer Arbeitswoche arbeiten die 35 Mio. bundesdeutschen Beschäftigten 1,4 Mrd. Stunden

5 Mio. benötigen täglich 1,5 Std. zur Arbeit, macht 37,5 Mio. Stunden pro Woche

1,5 Mio.  benötigen täglich 2,5 Std. zur Arbeit, macht 18,75 Mio. Stunden pro Woche

Zusammen sind das 56,25 Mio. Stunden pro Woche. Wenn man davon die Hälfte einsparen könnte, sind das 28 Mio. Stunden pro Woche, also 2% der Arbeitszeiten insgesamt.

Wenn man sich nur die 6,5 Mio. Fernpendler mit ihren 260 Mio. Arbeitsstunden anschaut, bilden die 28 Mio. Stunden sogar über 10% ihrer Arbeitszeit!

Benzinverbrauch

Soweit die Zeitbetrachtung. Jetzt die energetische Betrachtung. Im oben bereits zitierten Mikrozensus 2004 finden sich folgende Zahlen:

12% (=3,6 Mio.) 25-50 km pro Weg

5% (=1,5 Mio.) > 50km pro Weg

davon über 80% mit dem PKW.

Das sind pro Arbeitstag dann 80% * (3,6 Mio. * 75km + 1,5 Mio. * 125 km) = 366 Mio. km.

Davon die Hälfte gespart ergibt bei 220 Arbeitstagen im Jahr = 366 Mio. km * 110 = 40 Mrd. km pro Jahr.

Bei einem Benzinverbrauch von 8 Litern auf 100 km bedeutet dies eine jährliche Ersparnis von 3,2 Mrd. Litern pro Jahr. Deutschland verbraucht im Jahr ca. 50 Mrd. Liter Benzin (inkl. Diesel), d.h. wir würden durch diese Maßnahme etwa 6% unseres Benzinverbrauchs einsparen.

Hier wurde im Jahre 2006 “die Uhr abgeschafft”, wie man z.B. in einem langen (englischen) Artikel in der Business Week nachlesen kann.
Daraus hat sich eine unabhängige Beratungsorganisation aus zwei Damen entwickelt, die dieselbe Dienstleistungen auch anderen Firmen anbieten: CultureRx. Erstaunlicherweise reißt jedoch die fulminante Pressehistorie Anfang Juil 2008 ab - ist hier etwas dazwischengekommen?
Ah nein, Cali und Jodi sind noch dabei und haben nur ihre Plattform gewechselt: in ihrem Blog finden sich brandaktuelle Berichte von Betrunkenen an Thanksgiving, die nicht so durchgeknallt agieren würden, wenn sie nicht das ganze Jahr in ihrer 40-Stunden Woche gefangen wären und auf die vier tollen freien Tage warten würden.

Und schließlich finde ich weiter unten in diesem Blog: die ROWE-List! Das sind also die Firmen, die das Modell von Best Buy übernommen haben. ROWE = Results-Only-Working-Enterprise.
Hm. Naja. Kurze Liste. Eher kleinere Firmen. Warum läuft das nicht besser? Zwei Jahre Marketing, und mehr kam nicht dabei heraus?
Eine Antwort lässt sich hier erahnen: Trotz einer staatlichen Förderung, die solche ROWE-Projekte für die Firmen kostenlos macht, entscheiden sich nur sehr wenige Firmen, diesen Schritt zu gehen! Denn es geht nicht nur um Geld, es geht vor allem um Veränderung. Veränderung, die auch Angst machen kann.
Andererseits ist es vielleicht noch etwas zu früh für solch ein Urteil, denn die Förderung für die “Twin Cities” Minneapolis/St. Paul trat erst am 27. Oktober diesen Jahres in Kraft.

IBM hat sein e-place Modell schon 1998 eingeführt und ist damit der Vorreiter des flexiblen Arbeitens.

Offizielle IBM-Seite zum Thema “Work-Life-Integration”.

Die Beschreibung klingt jedoch so, als würde diese Arbeitsweise im Wesentlichen von IT- und Projektmitarbeitern genutzt, deren Arbeitsalltag ohnehin hochmobil ist. Den großflächigen Einsatz von Telearbeit und damit den volkswirtschaftlichen Effekt bekommt man wahrscheinlich erst, wenn auch die Heerscharen der “normalen” Bürosachbearbeiter, mit nicht ganz so exzellentem Hochschulabschluss und nicht ganz so coolen Aufgaben, ihre Arbeitsweise ändern dürfen!

Hier noch der Kommentar von Markus Albers zu IBM auf dem Blog von Jörg Weisner.